Úvod

Tato esej se ve stručnosti zabývá kritickými faktory při implementaci metodik do podniků. Nejdříve se na podnik zaměřím ze systémového pohledu a pokusím se zohlednit dopad změn metodik na okolí podniku. Následně se zmíním o provázanosti strategie podniku s jeho procesy (metodikami) a poté již vyjmenuji některé z důležitých faktorů úspěšného návrhu a implementace metodik v podniku.

Podnik a jeho okolí

Podnik je otevřeným systémem, který interaguje se svým okolím. Důvody ke změně metodik mohou být externí (změna legislativy, změna API v B2B, …), či interní (např. změna zodpovědností). Změny se projevují ve styku podniku a okolí a nelze tedy měnit metodiku bez toho, abychom toto okolí neuvažovali. Cílem je zlepšit existující systém nebo vytvořit a zavést nový systém. Zde mají nadřazenost ekonomické kategorie (vedení podniku) nad kategoriemi technickými.

Strategie

Každý podnik má svou vlastní vizi. Vize je přenášena do firemní strategie. Celopodniková strategie je základním rámcem pro odvození dalších dílčích strategií. Společnou vlastností dlouhodobě úspěšných strategií je permanentní zvyšování užitné hodnoty produktu nebo služby pro zákazníka. Jinými slovy podniková strategie se musí neustále rozvíjet. Jednotlivé dílčí strategie jsou navzájem spojeny a tvoří ucelenou hierarchickou strukturu. Pokud tedy mluvíme o metodikách, které by měly být implementovány v rámci podniku, je nutné se při výběru metodiky, plánování, či hodnocení ohlížet právě na tento směr určující rámec. Pokud je strategie špatně postavená, nelze ani očekávat, že bude implementace metodiky a její používání úspěšné.

Stanovení metrik metodiky

Pro návrh metodiky je potřeba vědět, co se od ní požaduje. Často se zavádějí metriky, které se zaměřují na ty aspekty firemní výkonnosti, jež jsou nejkritičtější pro budoucí úspěch organizace – Key performance indicators. Tyto metriky jsou opět v souladu se strategií podniku. Mohou to být např.:

  • Finance
  • Zákazníci
  • Životní prostředí
  • Růst

Stabilita podniku

Pokud chceme zavádět nové metodologie, musíme počítat s tím, že implementace zabere značné množství zdrojů (ať již finanční, či personální) podniku. Nelze tedy zavádět metodiky v destabilizovaném podniku.

Návrh metodiky

Vzhledem k tomu, že souhrnná metodika podniku souvisí s podnikovou strategií, je nutné, aby byl v její implementaci angažován vrcholový management. Pokud je metodika nad síly vrcholového managementu, je vhodné nalézt externího poradce, který má již se zaváděním metodik zkušenosti. Pro implementaci metodiky se zvolí tým, který určí cíle, metriky a cílové hodnoty implementace. Tým vytvoří plán implementace, který je pro něj závazný. Plán je schválen vedením. Je tak určena jasná zodpovědnost, bez které by implementace probíhala ad-hoc, ukrajovala by z cenných prostředků podniku a pravděpodobně by se nezdařila.

Implementace metodiky

V průběhu implementace je potřeba počítat se změnou velkého množství dokumentů, školeními, jiným rozdělením pravomocí a zodpovědností. Nové metodiky se také promítají do informačního systému podniku. Plán implementace je často potřeba měnit v průběhu jeho používání (používání metodiky přináší nové poznatky). Při přechodu na novou metodiku se často setkáváme s těmi, kteří vůči inovaci protestují – musí se učit nové věci, bojí se neschopnosti osvojit si nové dovednosti. Pokud pracovníci neakceptují změny, není pro ně v podniku nadále místo.

Rychlost implementace

Implementace částí metodiky by měla proběhnout v nejkratším možném čase. Jde hlavně o eliminaci stavu, kdy se vedle sebe nacházejí např. 2 typy dokumentu, či kdy není jasné, jaký proces zvolit z důvodu procesní návaznosti. Nelze však implementovat celou metodiku z vteřiny na vteřinu – je tedy nutné aby části plánu implementace logicky navazovali.

Informovanost a zpětná vazba

S nově implementovanou metodikou budou přicházet do styku všichni zaměstnanci. Pokud chceme, aby metodika fungovala, je nutné vytvořit dostatečně přehlednou specifikaci metodiky a obeznámit s ní všechny zaměstnance. Implementace má stanovené metriky – ty jsou primárně pro implementační tým a vrcholový management. Zaměstnanci by měli být informováni o průběhu implementace – e-mailem/prezentace. Informovanost motivuje zaměstnance, aby byli zainteresováni v implementaci a používali zaváděné procesy/metodiky.

Správa metodiky

Implementace metodiky je první část, druhou částí je správa metodiky. Správou se pověří tým, který bude kontrolovat kvalitu naplňování implementované metodiky a bude postupně optimalizovat její procesy tak, aby odpovídali specifikaci.

Reference

CHLAPEK, Dušan. Návrh metodického rámce řízení a koordinace projektů IS/ICT. Praha, 2008. Doktorská disertační práce.

HUBÁČEK, Svatopluk. Návrh metodického rámce podporujícího kvalitu implementace informačního systému v podmínkách dynamického rozvoje podniku. Zlín, 2008. Disertační práce. Universita Tomáše Bati ve Zlíně.

KVÁČA, Lumír. Implementace metodiky řízení projektů do konkrétní firmy. 2012, Praha. Diplomová práce. Bankovní institut vysoká škola Praha.

VOŘÍŠEK, Jiří. Kritické faktory úspěchu a rizika informačních systémů. Praha, 1997. Článek. VŠE.

GŘEŠÁK, Ondřej. Corporate performance management (CPM) a jeho využití v praxi. Praha, 2009. Diplomová práce. VŠE.